Tips voor een efficiënte horeca planning

Hoe verliep de heropening van uw terras?

Heeft Moederdag gebracht wat u ervan had verwacht?

Net omwille van deze korte tijdspanne verliep het openingsweekend misschien niet zoals u had gehoopt.

U had niet veel tijd om alles tot in de puntjes voor te bereiden. Pas op woensdag 28 april zette het overlegcomité het licht op groen om de terrassen op 8 mei te heropenen. De horeca had dus welgeteld anderhalve week om alle noodzakelijke voorbereidingen te treffen. Bitter weinig als u bedenkt dat de ideale tijdspanne om uw gasten warm te maken voor speciale gelegenheden ongeveer 6 weken bedraagt.

In deze anderhalve week was het bijna onmogelijk om efficiënt te plannen zodat u uw terras succesvol kon openen.

De volgende belangrijke dag voor de horeca – Vaderdag – kunt u wel nog perfect halen. Maar dan moet u meteen actie ondernemen en doeltreffend beginnen plannen!

Denk ook vooruit op langere termijn. Laat ons hopen dat op de Feestdag van de Vlaamse Gemeenschap op 11 juli de zon van de partij zal zijn en laten we er ook maar meteen vanuit gaan dat de Nationale Feestdag 21 juli een stralende dag zal worden.

Hoe beter u deze dagen voorbereidt, hoe groter de kans dat deze verlopen zoals u het wenst.

Een goede voorbereiding start met een goede planning. Daarom hierbij graag enkele tips voor een efficiënte horeca planning.

Begin zo vroeg mogelijk met het opmaken van een planning

Hoe vroeger u een planning opmaakt, hoe duidelijker uw zicht op de toekomst.

Probeer aan de hand van de plaatsen die u op uw terras ter beschikking heeft in te schatten hoeveel mensen u per dag kunt verwachten. In functie hiervan kunt u een planning opmaken om bestellingen te plaatsen. Zo voorkomt u niet allen dat u onvoldoende voorraad heeft, maar u voorkomt ook een teveel aan bepaalde ingrediënten en producten. Dit is net zo belangrijk want voedselverspilling betekent financieel verlies.

Maak een lijst van alle zaken die u te doen staan

In voorbereiding van drukke dagen is het noodzakelijk een lijst op te maken van alle zaken die u te doen staan.

De logistieke organisatie is hierbij belangrijk punt. Zorg ervoor dat u voldoende tafels en stoelen heeft. Maak een plan hoe u deze het beste kunt opstellen om zoveel mogelijk plaats te benutten met respect voor de afstandregels.

Denk ook aan praktische zaken zoals voorverpakt bestek, QR-codes voor uw menu, eventuele registratie- en reserveringssystemen, voldoende ontsmettingsmiddelen op de tafels, enz…

Om nog even terug te komen op de vorige tip, vergeet op deze lijst vooral uw bestellingen niet.

Zorg ook voor een duidelijke planning voor uw medewerkers. Voorzie op speciale dagen voldoende personeel – ook al kost u dit wat meer – zodat alles vloeiend verloopt. Na al die tijd is de consument veeleisender geworden en lang op een bestelling wachten zullen uw gasten zeker niet waarderen.

Maak een planning aan de hand van je doelstellingen

Plannen aan de hand van uw doelstellingen is belangrijk om efficiënt te werken. Doelstellingen zijn als handvaten waar u zich aan kunt vasthouden.

Deze doelstellingen toevoegen aan de lijst waar ik het eerder al over had is een eerste stap. Maar dit is niet voldoende. Hiermee verbindt u zich immers tot niets. Het is niet meer dan een lijst van taken die u moet afwerken.

Plan daarom deze taken concreet! Niet alleen op de dag zelf, maar vooral vooraf zodat u niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Stel plannen zeker niet uit. Uitstelgedrag brengt u nergens. Integendeel, hoe meer u uitstelt hoe groter de chaos wordt.

Is een van uw doelstellingen speciale gerechten aanbieden op deze dagen, ga dan tijdig na wat u hier voor nodig hebt. Denk hierbij niet alleen aan uw producten, maar zoals ik eerder al aanhaalde ook aan het logistieke aspect en uw personeelsbezetting.

Maak ook tijdig gebruik van uw socialemediakanalen als er feestdagen of vrije dagen op komst zijn. Vermeld zo’n 6 weken vooraf speciale promoties, menu’s en gerechten.

De Horeca Succes Planner 2021

Eerder had ik het al over het belang van een lijst met alle zaken die u te doen staan. Deze zijn zeker een eerste stap om u te organiseren. Toch kan het nog beter en efficiënter.

Om uw horecazaak zo efficiënt mogelijk te runnen riep ik de Horeca Succes Planner in het leven.

Deze planner geeft u een beter overzicht van wat u dagelijks, wekelijks en maandelijks te doen staat.

Dit werkinstrument kunt u gebruiken als een gewone agenda maar helpt u ook bij uw planning.

Daarnaast vindt u in deze planner een volledig overzicht van alle belangrijke dagen voor de horeca en tal van tips om uw productiviteit te verhogen.

Interesse in dit unieke werkinstrument? Lees meer over de planner op mijn website of u kunt de planner direct bestellen via deze link.

Blijf op de hoogte

Wilt u nog meer tips, heeft u zelf goede ideeën die u wilt delen of wilt u op de hoogte blijven van alle maatregelen en plannen, sluit u dan zo snel mogelijk aan bij de besloten Facebookgroep Horeca na CORONA! Samen wordt het immers ietsje makkelijker om deze crisis te overwinnen.

Wenst u uw huidige situatie te bespreken of heeft u vragen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op.

Vriendelijke groeten,

Gino Vermeulen